Vous pensiez que Nextcloud était uniquement un bon élève dans le stockage et partage de fichiers ? Détrompez-vous !
La plateforme open-source est tout aussi viable dans la gestion de projet (Deck) , la planification (Calendrier) et la communication en temps réel (Discussion). Explorez ses fonctionnalités clés grâce à notre article :
Nextcloud et ses fonctionnalités...
Deck
La fonctionnalité Deck vous permet d’organiser vos tâches, présentées sous formes de cartes, ce qui facilite vos planifications personnelles ainsi que l’organisation de projets pour les équipes intégrées sur NextCloud.
Vous pouvez partager ces cartes avec un ou plusieurs collègue(s) de manière instantanée à partir du bouton « poster dans une conversation ». La carte sera postée immédiatement dans un chat Talk de votre choix et s’affichera sous forme de widget.
Ces partages ne sont possibles qu’avec les utilisateurs de votre instance. Ainsi, vous ne serez pas en mesure de partager vos cartes avec des personnes extérieures à l’entreprise ou possédant une autre instance NextCloud.
Afin de faciliter la gestion des projets dans l’entreprise, sachez qu’il vous est possible de rattacher un projet à une carte. Cela vous permettra d’accéder aux fichiers souhaités de manière rapide, à partir d’un lien incrusté dans la carte.
Calendrier
La fonctionnalité Agenda de NextCloud fonctionne de la même manière que les agendas Outlook ou Gmail, que vous pouvez par ailleurs synchroniser.
Lors de votre première utilisation, un agenda par défaut sera disponible. Il vous incombera par la suite de le gérer à votre guise.
Créer un nouvel agenda
Dans l’hypothèse où vous ne possédez pas d’agenda à synchroniser, ou que vous ne souhaitez pas le faire, vous pouvez en créer un nouveau dans votre interface NextCloud :
1. Dans votre menu latéral, cliquez sur Nouvel Agenda puis attribuez lui un nom
2. Validez et vous obtenez votre agenda NextCloud synchonisable sur vos appareils. En cas de nécessité, vous pourrez aussi le partager avec vos amis et collègues.
Importer votre agenda
Si vous possédez déjà un agenda et que vous souhaitez l’importer sur votre agenda NextCloud, voici la solution :
1. Dans réglages, allez dans Paramètres et Importation
2. Cliquez sur Importer un agenda et sélectionnez les fichiers de calendrier à importer
3. Patientez. Le délai d’importation peut être plus ou moins long selon la taille du fichier
Rendre un agenda public
Vous pouvez choisir de partager votre agenda à des personnes externes, qui n’existent pas sur NextCloud. Pour cela, vous devez générer un lien de partage avant de l’envoyer par mail aux personnes souhaitées. Néanmoins, ces personnes ne pourront pas interagir sur votre agenda, seulement le consulter.
Créer et gérer un évènement
Comme sur Outlook, vous pouvez créer un évènement sur votre calendrier NextCloud en cliquant à l’endroit où vous souhaiter l’insérer. Vous pourrez par la suite gérer la date et l’heure de cet évènement avant de l’enregistrer.
Si vous souhaitez modifier l’évènement, c’est également très simple. Il vous suffit de cliquer dessus et de modifier les informations voulues, voire de le supprimer si souhaité.
Enfin, vous pouvez inviter des participants à ces évènements. Il peut s’agir d’utilisateurs de votre instance NextCloud ou de personnes extérieures, qui recevront quoi qu’il arrive un mail les informant de leur invitation.
Discussion
Grâce à la fonctionnalité « Discussion » vous serez en mesure d’échanger à travers un tchat, mais également par appel et visioconférence depuis votre serveur. Cependant, chaque utilisateur doit avoir plus d’1 Go afin de pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité.
2 modes de discussion sont possibles : privé ou en groupe.
Discussion privée : bénéficiez d’une discussion ou d’un appel privé avec utilisateur de Nextcloud Discussion. Aucun autre membre ne pourra être ajouté à cette discussion, qui ne pourra pas non plus être partagée via un lien.
Discussions de groupe : créer un groupe en ajoutant un nombre illimité de personnes. Vous pouvez également y ajouter des personnes extérieures à NextCloud en leur envoyant un lien.
Créer les discussions
Si vous souhaitez démarrer une conversation privée avec un utilisateur NextCloud, il vous suffit de le rechercher dans l’application. Le chat sera immédiatement créé et l’échange pourra débuter.
En revanche, si vous souhaitez échanger en groupe, il vous faudra d’abord le créer et inviter les personnes souhaitées avant de pouvoir échanger. Vous pourrez choisir de nommer votre groupe selon sa spécificité : Équipe marketing, Sales, Administration, etc…
Si vous souhaitez y ajouter des personnes extérieures, vous pourrez copier le lien du groupe et le leur envoyer par mail. Pour plus de sécuriser, vous pouvez choisir de protéger l’accès au groupe avec un mot de passe pour ces invités, à envoyer de préférence dans un mail séparé.
Les appels
Vous disposez d’un bouton « démarrer l’appel » sur votre page de chat. Une fois lancé, tous les participants en seront notifiés et auront la possibilité de vous rejoindre. Les fonctionnalités habituelles seront présentes, c’est-à-dire que vous pourrez allumer/couper votre micro et caméra.
Durant ces appels, vous pourrez également partager votre écran si vous avez des informations à partager. Il vous suffira de cliquer sur l’icône de l’écran et de choisir votre option de partage.
En conclusion, Nextcloud avec ses fonctionnalités Deck, Calendrier et Discussion, offre une solution puissante et polyvalente pour la gestion de projet, la planification et la communication en temps réel. Que vous dirigiez une petite équipe ou une grande entreprise, ces outils peuvent aider à maintenir une organisation et une collaboration efficaces, tout en offrant la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux besoins changeants de votre entreprise.
Pour en savoir plus et découvrir comment mettre en place ces différentes fonctionnalités de Nextcloud au sein de votre entreprise, contactez nos experts.
